Toastmaster til bryllup
For at værtsparret får den bedst mulige dag, anbefaler vi at man har en toastmaster/kontaktperson tilknyttet på dagen. Toastmaster står for at tale med inspektøren om de praktiske ting som måtte opstå til arrangementet, så brudeparret/værterne kan slappe af og nyde dagen.
Hvorfor er en toastmaster vigtig?
En toastmaster er med til at sørge for at planen for arrangementet bliver overholdt i samarbejde med overtjeneren/inspektøren. En øvet toastmaster formår måske endda at bringe lidt humor og gode fortællinger ind under arrangementet.
Der kan opstå uventede problemer, såsom tekniske udfordringer og ændringer i programmet, som toastmaster kan være en del af at løse eller finde de rette til at løse, så dagen kan fortsætte uforstyrret. En toastmaster skal både kunne sprede en dejlig stemning og glæde til gæsterne, og samtidig have en god kommunikation med personalet.
En toastmaster har mange roller og er med til at sørge for at arrangementet er velorganiseret og der er en hyggelig og positiv atmosfære omkring både gæsterne og brudeparret/værterne.
Hos os gør vi alt hvad vi kan for at toastmaster også kan slappe af og nyde dagen.
Hvis du er interesseret i at læse mere og måske selv står med den fornemme opgave at skulle være toastmaster, kan du læse med nedenfor.
Tillykke med tjansen som toastmaster!
Om du har prøvet det mange gange før eller det er din første gang som toastmaster, så får du her fra os et lille skriv med information om kontakten med os, retningslinjer, regler samt gode råd. Vi håber du får en dejlig aften og vi vil gøre hvad vi kan for at du også kan læne dig tilbage og nyde dagen.
God læselyst og vi glæder os til at kunne byde dig velkommen til arrangement hos os.
De Kærligste hilsener
Det Kgl. Danske Haveselskab - Lokaler & Events.
Inspektøren og toastmasterens rolle
Til alle vores arrangementer er der en inspektør tilknyttet.
En inspektør er en overtjener, som står for at være behjælpelig med koordineringen af dagen og har overblikket over tidsplanen for dagen. Inspektøren vil derudover have alt kontakt med personalet, herunder køkkenet, tjenerne, bartenderen og eksterne leverandører som kommer og går.
Inspektøren og toastmasterens rolle vil være at samarbejde om at holde tidsplanen og få hele dagen til at forløbe efter planen. Toastmasteren til bryllup har ansvaret for at have styr på de detaljer der måtte være i forbindelse med et indslag f.eks. av-udstyr, musik eller andet og give vigtig information videre til inspektøren hvis det kunne have indflydelse på tidsplanen. Ligeledes vil inspektøren informere toastmaster, hvis der er en forsinkelse han/hun er blevet opmærksom på.
Kontakt med inspektøren
Inspektøren kontakter brudeparret/værterne ugen op til arrangementet og gennemgår alle aftaler der er indgået heriblandt tidsplanen. Herefter kontakter inspektøren dig/jer senest 3 dage før festen. Der vil ikke være kontakt mellem inspektøren og toastmaster før dette tidspunkt. Inspektøren vil sammen med dig/jer tilrette tidsplanen, så det passer med antal og længde af taler/indslag på dagen.
Gode råd og information til toastmasteren
For den bedste aften, anbefaler vi at der ikke afholdes taler under maden. Derudover serverer vi ikke mad eller rydder af under taler og indslag.
De taler der evt. vil komme på dagen, passer vi ind i tidsplanen, hvis muligt.
Vi anbefaler at taler ikke er længere end 5 min. og at indslag ikke varer længere end ca. 10 min. Dette afhænger selvfølgelig af det samlede antal indslag og typen af indslag.
Det er vigtigt at der aldrig igangsættes taler/indslag før dette er aftalt med inspektøren.
Gode retningslinjer til festen
Her får du nogle overordnede retningslinjer, som er værd at vide, hvis du bliver spurgt til det i forbindelse med at gæsterne melder ind med taler/indslag til festen.
Det er ikke tilladt at kaste/skyde med konfetti, ris, tørrede blomster, el.lign. hverken indendørs eller udendørs
Det er ikke tilladt at bruge stjernekastere eller andet der kan beskadige bygningerne, inventar, planter, hverken indendørs eller udendørs.
Det er ikke tilladt at anvende røgmaskine, da denne kan aktivere røgalarm og tilkalde brandvæsenet
Det er ikke tilladt at affyre fyrværkeri i haven
Det er ikke tilladt at sende papirlanterner op i luften
Det er ikke tilladt at spille musik fra højtalere udendørs
Det er ikke tilladt at afholde festlige indslag som f.eks. sang, brudevals mm. udenfor
Det tilladte DB niveau skal altid overholdes
Alt medbragte AV-udstyr el.lign. skal leveres på dagen for arrangementet og opstilles inden gæsternes ankomst. I sørger selv for opsætning. Udstyret skal fjernes straks efter brug og tages med efter endt arrangement
I forbindelse med Photobooth, projektor mm. sørger I selv for opsætning
Det praktiske
Det er lidt praktiske ting som I skal vide. Dette gælder både alle gæsterne, men det er også rart for toastmasteren at vide. Gæsterne, som gerne vil lave et indslag, vil nemlig opsøge dig inden.
Der er ingen AV-udstyr tilknyttet stedet, ej heller projektor, mikrofoner, højtalere, skærm mm. Vi henviser til at du/I spørger brudeparret/værten, om de allerede har bestilt dette. Evt. igennem den DJ eller det band som kommer.
Huskeliste/opgaver til toastmasteren
Oversigt over antal taler/indslag
Rækkefølge over indslag. God idé at spørge brudeparret/værterne om de har et ønske til rækkefølgen
Tidsplanen der er udarbejdet sammen med inspektøren
Saks (til at klippe gommens sokker)
Klokke eller lignende til at larme med for at kunne få ordet (bestik slået på glas kan også blot benyttes på aftenen)
Skriveredskaber og en blok, hvis der kommer ”pop-up” taler i løbet af aftenen.
Gode råd fra inspektøren til toastmaster
Sig endelig til os, hvis der er noget du er nervøs for. Så vil vi gøre vores for at hjælpe. Du skal som toastmaster have tilsendt tidsplanen i god tid, så husk at spørge værtsparret efter denne. Du skal nemlig bruge den inden du begynder samtalen med os, så vi kan få lagt den bedste plan sammen.
Til sidst, HUSK at du også er gæst og skal have en dejlig aften. Nyd den! Og hold tidsplanen! 😍
